Personvernerklæring

Hvilke personopplysninger samler vi inn, og hvorfor?

Academic Work vil samle inn personopplysninger om deg innenfor rammen av tjenestene vi tilbyr. Innsamlingen og den påfølgende behandlingen av dataene dine er nødvendig for at vi skal kunne oppfylle våre forpliktelser overfor deg i samsvar med brukervilkårene eller som ytterligere nødvendig for å oppfylle databehandlingsformålet. Vi kan ha behov for å beholde visse opplysninger om deg for å oppfylle juridiske forpliktelser, for eksempel de som er pålagt av arbeidslover eller regnskapsforskrifter. 

Du finner mer detaljert informasjon i vårt sammendrag, for eksempel hvilke typer personopplysninger om deg Academic Work behandler, til hvilket formål, basert på hvilket rettslig grunnlag, og hvor lenge. Du finner sammendraget her. 

Vi vil også samle inn dine personopplysninger når du besøker nettstedet vårt ved å bruke informasjonskapsler – med ditt samtykke. Du kan lese mer om hvordan og når vi bruker informasjonskapsler her. Som besøkende på nettstedet er du ikke forpliktet til å gi oss tilgang til dine personopplysninger og kan unngå dette ved å ikke godta vår bruk av informasjonskapsler på enheten din. 

Hvordan får vi tilgang til dine personopplysninger?

Personopplysningene vi lagrer om deg er opplysninger som du selv har gitt oss, for eksempel når du registrerer deg som bruker på nettsiden vår, når du søker jobb via Academic Work, når du kontakter oss angående andre forhold som våre tjenester og virksomhet, eller informasjon som du har offentliggjort via profesjonelle nettverk som du er bruker av,  for eksempel LinkedIn. 

Hvem vil vi dele dine personopplysninger med?

I noen tilfeller kan vi dele dine personopplysninger med eksterne parter. De eksterne partene er andre selskaper i vår gruppe, leverandører til Academic Work, myndigheter som vi er juridisk forpliktet til å gi visse opplysninger, eller kunder når det er aktuelt. Når vi deler dine personopplysninger med en ekstern part, vil det kun være for de formålene som dataene opprinnelig ble samlet inn for. Vi vil alltid ta nødvendige forholdsregler for å sikre at den eksterne parten behandler dataene dine på en korrekt og sikker måte, for eksempel ved å inngå bindende avtaler med våre leverandører.

Enheter i Akind Group

I noen tilfeller vil vi dele dine personopplysninger med Akind Group. Dette kan skje i forbindelse med en rekrutteringsprosess hvor den andre enheten tilbyr tjenester som kan lede til at denne behandler personopplysninger på dine vegne.

Leverandører

Dine personopplysninger kan noen ganger deles med våre leverandører som utfører tjenester på våre vegne og basert på våre instruksjoner. Dette kan være leverandører av IT-leverandører som brukes til lagring og driftsadministrasjon, leverandører av markedsføringsverktøy, verktøy for innbygging av skrifttyper på nettstedet vårt, rekrutteringsverktøy og tester innenfor et spesifikt forretningsområde (for eksempel IT eller økonomi). Academic Work er felles behandlingsansvarlig med Alva Labs for «Evnetesten» som er en del av Academic Works rekrutteringsprosess. Dette innebærer at Academic Work og Alva Labs deler ansvaret for håndtering av personopplysninger i forbindelse med evnetestene. På grunn av dette vil Academic Work dele personopplysninger med Alva Labs, for å gjøre evnetestene tilgjengelige for kandidater under rekrutteringsprosessen. Du kan lese mer om testene for rekrutteringsprosessen her og kontakte Alva Labs her.

Myndigheter

Hvis det er påkrevd av nasjonal eller internasjonal lovgivning kan vi måtte dele dine personopplysninger med myndighetene, som Skatteetaten eller NAV.

Kunder

Søker du på en jobb gjennom Academic Work og går videre i rekrutteringsprosessen vil vi, mot slutten av prosessen, presentere dine opplysninger til vår kunde. Den rekrutterende kunden er ansvarlig for hvordan de behandler opplysningene de mottar. Ved spørsmål om hvordan våre kunder behandler dine opplysninger, så anbefaler vi deg å ta direkte kontakt med dem. Academic Work hjelper deg gjerne med å komme i kontakt med rett person.

Du er alltid velkommen til å kontakte oss for mer detaljert informasjon om hvilke eksterne parter vi deler dine personopplysninger med. Du kan ta kontakt med oss ved å sende en mail til privacy@academicwork.no.

Hvor behandler vi personopplysningene dine?

Vi gjør alltid vårt beste for å sikre at dine personopplysninger ikke lagres eller på annen måte behandles i land utenfor EU/EØS. Dine personopplysninger kan imidlertid overføres eller behandles hos våre leverandører i Canada, Norge, Sveits, Storbritannia eller USA. Under slike omstendigheter brukes enten en beslutning om et tilstrekkelig beskyttelsesnivå, i samsvar med artikkel 45 i personvernforordningen, eller passende beskyttelsestiltak brukes i samsvar med personvernforordningen artikkel 46 i form av EU-kommisjonens vedtatte standard kontraktsklausuler. Hvis dataene dine overføres eller håndteres i land utenfor EU/EØS, vil vi sørge for at vi har iverksatt tilstrekkelige sikkerhetstiltak (for eksempel standard kontraktsklausuler (SCC), kontraktsmessige, organisatoriske og/eller tekniske sikkerhetstiltak) som betyr at dataene dine håndteres på en måte som oppnår et tilstrekkelig beskyttelsesnivå i henhold til gjeldende regelverk. Hvis du ønsker en kopi av sikkerhetstiltakene som brukes, eller hvis du ønsker mer informasjon om hvor dine personopplysninger behandles, er du alltid velkommen til oss. 

Rettslig grunnlag

Academic Work skal dokumentere et rettslig grunnlag for hver behandling av personopplysninger. Hvis det ikke er noe rettslig grunnlag, er behandlingen ikke lovlig og dermed ikke tillatt. Private selskaper og organisasjoner kan først og fremst basere seg på følgende fire grunnlag: 

• Samtykke 
• Oppfyllelse av kontrakt 
• Juridisk forpliktelse 
• Legitim interesse 

Når vi bruker legitim interesse som grunnlag, gjennomfører vi alltid en avveiningstest der vi vurderer at vår berettigede interesse i å utføre behandlingen veier tyngre enn din interesse i å ikke behandle dine personopplysninger. Hva Academic Work sine legitime interesse er i hver type behandling fremgår av den detaljerte oppsummeringen som er tilgjengelig her.

Hvilke rettigheter har du?

Gjeldende personvernregler gir deg flere rettigheter når personopplysningene dine behandles. Nedenfor finner du en kort beskrivelse av disse rettighetene. Hvilke rettigheter du har kan variere avhengig av formålene vi behandler dataene dine for. Som nevnt ovenfor er Academic Work, sammen med Alva Labs, felles behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger som oppstår for “Evnetesten”, under rekrutteringsprosessen. Vær derfor oppmerksom på at du også kan henvende deg til Alva Labs for rettighetsforespørsler.

Kontaktinformasjon til Alva Labs:

legal@alvalabs.io

Alva Labs DPO:

dpo.alvalabs@gdprhero.se

Rett til informasjon

Du har rett til å motta informasjon om vår behandling av dine personopplysninger. Informasjon om behandling av personopplysninger skal gis av oss som behandlingsansvarlig både når opplysningene samles inn og når du ber om innsyn i dem, noe du kan lese mer om under overskriften «Rett til innsyn» nedenfor. 

Hvis noe skjer med dine personopplysninger som kan påvirke deg negativt, har vi en plikt til å informere deg om dette. Du kan lese mer her.  

Rett til å trekke tilbake samtykke

Når vi behandler dine personopplysninger basert på ditt samtykke, har du alltid rett til å trekke tilbake ditt samtykke. Den enkleste måten for deg å gjøre dette på, er å kontakte oss på privacy@academicwork.no. Frem til du trekker tilbake samtykke har vi et rettslig grunnlag og dermed rett til å behandle dine personopplysninger. Etter ditt samtykke er trukket tilbake, stopper vi å behandle dine personopplysninger.

Rett til innsyn

Hvis Academic Work behandler dine personopplysninger, så har du en rett til å få dette bekreftet og til å få informasjon om behandlingen. Du har også rett til å be om en kopi av de personopplysningene vi behandler om deg uten kostnad.

Rett til å rette

I noen tilfeller har du rett til å be Academic Work rette opp personopplysninger som du mener er feil eller ufullstendige. Uavhengig av dette så har du alltid mulighet til å endre informasjon som du selv har lagt til din kandidatprofil.

Rett til å protestere

I noen tilfeller har du rett til å protestere mot Academic Work sin behandling av dine personopplysninger, for eksempel i forbindelse med direktemarkedsføring. I alle tilfeller hvor vi behandler dine personopplysninger basert på våre egne berettigede interesser, har du mulighet til å protestere mot behandlingen. Hvis du protesterer så vil vi stoppe behandlingen av dine personopplysninger.

Rett til begrensning

I noen tilfeller har du rett til å be Academic Work begrense behandlingen av dine personopplysninger, for eksempel i tilfeller hvor du stiller spørsmål til om personopplysningene vi behandler er korrekte. Du kan i disse tilfellene be oss begrense behandlingen av dine personopplysninger i perioden det tar for oss å verifisere at dine personopplysninger er korrekte. I disse tilfellene kan vi bare behandle dine personopplysninger med ditt samtykke, med unntak for det tilfellet at Academic Work undersøker, fremsetter eller forsvarer seg mot rettslige krav for å beskytte andres rett eller for å beskytte viktig offentlig interesse.

Rett til sletting

I noen tilfeller har du rett til å be Academic Work om å slette dine personopplysninger. Denne rettigheten gjelder i følgende tilfeller:

• Hvis personopplysningene ikke lenger er nødvendige for det formålet de ble innsamlet for.
• Hvis du trekker tilbake ditt samtykke og vi ikke trenger å beholde dine personopplysninger for andre formål, som f.eks. rettslige forpliktelser.
• Hvis du motsetter deg behandlingen basert på berettigede interesser og disse motsetningene veier tyngre enn våre interesser.
• Hvis du motsetter deg vår behandling av dine personopplysninger for formål tilknyttet direktemarkedsføring og vi ikke har behov for å behandle dine personopplysninger for andre formål.
• Hvis dine personopplysninger behandles på ulovlig vis.
• Hvis dine personopplysninger må slettes som følge av rettslige forpliktelser.

I noen tilfeller har ikke Academic Work mulighet til å slette dine personopplysninger. Dette skjer når dataene enten fortsatt er nødvendige å behandle for formålet de ble samlet inn for, eller fordi det er et lovkrav om at Academic Work må oppbevare dem i en viss periode. Det kan også skyldes at Academic Works interesse i å fortsette å behandle opplysningene veier tyngre enn din interesse i å få dem slettet, som vi da trenger for å kunne påvise avgjørende berettigede grunner til at vår behandling veier tyngre enn dine interesser. Du kan lese mer om de juridiske kravene som gjelder for Academic Work om lagring av opplysninger selv om du ber om å få dine personopplysninger slettet på Datatilsynets nettsider. Lovene beskrevet i dette dokumentet hindrer oss derfor i å umiddelbart slette visse data. Du har også rett til å protestere mot at vi bruker dine personopplysninger til visse formål, for eksempel direkte markedsføring, som du kan lese mer om under overskriften Rett til å protestere som du finner ovenfor. 

Mer informasjon om retten til å bli slettet finner du her.

Rett til dataportabilitet

I tilfeller hvor vi behandler dine personopplysninger med ditt samtykke, eller for å oppfylle en avtale med deg, så har du rett til å motta de personopplysningene som du har gitt oss i et strukturert format. Du kan også uthente denne informasjonen på vår nettside, under «mine sider»

Rett til å klage

Hvis du ønsker å utøve dine rettigheter, så er du alltid velkommen til å kontakte oss gjennom privacy@academicwork.no. Hvis du ikke er fornøyd med måten Academic Work behandler dine personopplysninger på, kan du alltid sende en klage til Datatilsynet, mer informasjon om det finner du her.

Endringer i informasjonstekst om personvern

Fra tid til annen kan vi måtte gjøre endringer i informasjonen om hvordan vi behandler personopplysninger. Den siste versjonen vil alltid være tilgjengelig på vår nettside. Ved mer omfattende endringer (som endringer i formålet med vår behandling av dine personopplysninger eller endring av hvilke personopplysninger vi behandler om deg) vil vi sende ut informasjonen til deg via e-postadressen du har oppgitt til oss.

Hvordan kan du komme i kontakt med oss?

Academic Work Norway AS er behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger. Vi følger gjeldende europeisk og norsk personvernlovgivning og har et dedikert personvernteam som aktivt arbeider med forhold rundt personvern for å forsikre at vi behandler dine personopplysninger på en ansvarlig og sikker måte. Våre personvernspesialister svarer gjerne på et hvert spørsmål du måtte ha, og du kan alltids kontakte oss på privacy@academicwork.no.