Personvernerklæring

Hvilke personopplysninger samler vi inn, og hvorfor?

Vi jobber aktivt med personvern for å forsikre oss om at de personopplysningene vi samler om deg behandles på en sikker og ansvarlig måte. Academic Work vil kunne samle inn visse personopplysninger om deg innenfor omfanget av de tjenestene vi tilbyr. Informasjonsinnsamlingen og den påfølgende behandlingen av dine personopplysninger er nødvendig for at vi skal kunne oppfylle våre plikter i henhold til våre brukervilkår, eller som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen av opplysningene. I noen tilfeller vil vi dele dine personopplysninger med eksterne parter. Dette kan for eksempel være leverandører eller myndigheter som vi er rettslig forpliktet til å gi utvalgt informasjon til. Når vi deler dine personopplysninger med en ekstern part, vil det kun være for de formål som opplysningene er blitt innsamlet for. Vi vil alltid ta nødvendige forholdsregler for å forsikre oss at den eksterne parten behandler dine personopplysninger på en korrekt og sikker måte. Dette gjør vi for eksempel ved å inngå bindende avtaler med våre leverandører.

Hvordan får vi tilgang til dine personopplysninger?

Personopplysningene vi lagrer om deg er opplysninger som du har gitt oss. De fleste av dem er fra da du registrerte deg som bruker på vår nettside, når du søker på en stilling gjennom Academic Work sin jobbportal eller ved en annen funksjon, som våre kontakt-sider.

Vi vil også samle inn personopplysninger om deg når du besøker vår nettside gjennom informasjonskapsler, med ditt samtykke. Som besøkende på vår nettside er du ikke forpliktet til å gi oss tilgang til dine personopplysninger, og du kan unngå dette ved å ikke akseptere at vi bruker informasjonskapsler på din enhet. Dette kan du lese mer om i vår policy om informasjonskapsler her (engelsk). Du kan også finne en liste som gir et overblikk over våre informasjonskapsler her. En oppsummering av hvilke opplysninger vi behandler om deg og til hvilket formål, finner du her. Hvis du er inaktiv som bruker av Academic Work sine tjenester i ett år, vil vi spørre deg om du fortsatt ønsker å være en del av vår kandidatbase.

Dine personopplysninger vil bli delt med følgende eksterne parter:

Enheter i Akind Group

I noen tilfeller vil vi dele dine personopplysninger med Akind Group. Dette kan skje i forbindelse med en rekrutteringsprosess hvor den andre enheten tilbyr tjenester som kan lede til at denne behandler personopplysninger på dine vegne.

Leverandører

Dine personopplysninger kan noen ganger deles med våre leverandører som utfører tjenester på våre vegne og basert på våre instruksjoner. Dette kan være leverandører av IT-leverandører som brukes til lagrings- og driftsstyring, leverandører av markedsføringsverktøy, verktøy for innebygging av fonter på nettsiden vår, rekrutteringsverktøy og tester innenfor et spesifikt forretningsområde (for eksempel IT eller finans). Academic Work er felles behandlingsansvarlig med Alva Labs for "Ability test" som er en del av Academic Works rekrutteringsprosess. Dette betyr at Academic Work og Alva Labs deler ansvaret for håndtering av personopplysninger i forhold til Evneprøvene. På grunn av dette vil Academic Work dele personlige data med Alva Labs, for å gjøre evnetestene tilgjengelige for kandidater under rekrutteringsprosessen. Du kan lese mer om tester under rekrutteringsprosessen her.

Myndigheter

Hvis det er påkrevd av nasjonal eller internasjonal lovgivning kan vi måtte dele dine personopplysninger med myndighetene, som Skatteetaten eller NAV.

Kunder

Søker du på en jobb gjennom Academic Work og går videre i rekrutteringsprosessen vil vi, mot slutten av prosessen, presentere dine opplysninger til vår kunde. Den rekrutterende kunden er ansvarlig for hvordan de behandler opplysningene de mottar. Ved spørsmål om hvordan våre kunder behandler dine opplysninger, så anbefaler vi deg å ta direkte kontakt med dem. Academic Work hjelper deg gjerne med å komme i kontakt med rett person.

Du er alltid velkommen til å kontakte oss for mer detaljert informasjon om hvilke eksterne parter vi deler dine personopplysninger med. Du kan ta kontakt med oss ved å sende en mail til privacy@academicwork.no.

Hvilke rettigheter har du?

Gjeldende personvernregler gir deg flere rettigheter når personopplysningene dine behandles. Nedenfor finner du en kort beskrivelse av disse rettighetene. Hvilke rettigheter du har kan variere avhengig av formålene vi behandler dataene dine for. Som nevnt ovenfor er Academic Work, sammen med Alva Labs, felles behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger som oppstår for “Evnetesten”, under rekrutteringsprosessen. Vær derfor oppmerksom på at du også kan henvende deg til Alva Labs for rettighetsforespørsler.

Rett til å trekke tilbake samtykke

Når vi behandler dine personopplysninger basert på ditt samtykke, har du alltid rett til å trekke tilbake ditt samtykke. Den enkleste måten for deg å gjøre dette på, er å kontakte oss på privacy@academicwork.no.

Rett til tilgang

Hvis Academic Work behandler dine personopplysninger, så har du en rett til å få dette bekreftet og til å få informasjon om behandlingen. Du har også rett til å be om en kopi av de personopplysningene vi behandler om deg uten kostnad.

Rett til å rette

I noen tilfeller har du rett til å be Academic Work rette opp personopplysninger som du mener er feil eller ufullstendige. Uavhengig av dette så har du alltid mulighet til å endre informasjon som du selv har lagt til din kandidatprofil.

Rett til å protestere

I noen tilfeller har du rett til å protestere mot Academic Work sin behandling av dine personopplysninger, for eksempel i forbindelse med direktemarkedsføring. I alle tilfeller hvor vi behandler dine personopplysninger basert på våre egne berettigede interesser, har du mulighet til å protestere mot behandlingen. Hvis du protesterer så vil vi stoppe behandlingen av dine personopplysninger.

Rett til begrensning

I noen tilfeller har du rett til å be Academic Work begrense behandlingen av dine personopplysninger, for eksempel i tilfeller hvor du stiller spørsmål til om personopplysningene vi behandler er korrekte. Du kan i disse tilfellene be oss begrense behandlingen av dine personopplysninger i perioden det tar for oss å verifisere at dine personopplysninger er korrekte. I disse tilfellene kan vi bare behandle dine personopplysninger med ditt samtykke, med unntak for det tilfellet at Academic Work undersøker, fremsetter eller forsvarer seg mot rettslige krav for å beskytte andres rett eller for å beskytte viktig offentlig interesse.

Rett til sletting

I noen tilfeller har du rett til å be Academic Work om å slette dine personopplysninger. Denne rettigheten gjelder i følgende tilfeller:

• Hvis personopplysningene ikke lenger er nødvendige for det formålet de ble innsamlet for.

• Hvis du trekker tilbake ditt samtykke og vi ikke trenger å beholde dine personopplysninger for andre formål, som f.eks. rettslige forpliktelser.

• Hvis du motsetter deg behandlingen basert på berettigede interesser og disse motsetningene veier tyngre enn våre interesser.

• Hvis du motsetter deg vår behandling av dine personopplysninger for formål tilknyttet direktemarkedsføring og vi ikke har behov for å behandle dine personopplysninger for andre formål.

• Hvis dine personopplysninger behandles på ulovlig vis.

• Hvis dine personopplysninger må slettes som følge av rettslige forpliktelser.

Vennligst merk deg at det kan foreligge en plikt for oss å likevel lagre dine personopplysninger, for eksempel i henhold til en avtale med deg eller i henhold til rettslige forpliktelser. I disse tilfellene vil vi kun behandle dine personopplysninger for dette formålet.

Rett til dataportabilitet

I tilfeller hvor vi behandler dine personopplysninger med ditt samtykke, eller for å oppfylle en avtale med deg, så har du rett til å motta de personopplysningene som du har gitt oss i et strukturert format. Du kan også uthente denne informasjonen på vår nettside, under «mine sider»

Hvis du ønsker å utøve dine rettigheter, så er du alltid velkommen til å kontakte oss gjennom kontaktinformasjonen nedenfor. Hvis du ikke er fornøyd med måten Academic Work behandler dine personopplysninger på, kan du alltid sende en klage til Datatilsynet.

Endringer i informasjonstekst om personvern

Fra tid til annen kan vi måtte gjøre endringer i informasjonen om hvordan vi behandler personopplysninger. Den siste versjonen vil alltid være tilgjengelig på vår nettside. Ved mer omfattende endringer (som endringer i formålet med vår behandling av dine personopplysninger eller endring av hvilke personopplysninger vi behandler om deg) vil vi sende ut informasjonen til deg via e-postadressen du har oppgitt til oss.

Hvordan kan du komme i kontakt med oss?

Academic Work Norway AS er behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger. Vi følger gjeldende europeisk og norsk personvernlovgivning og har et dedikert personvernteam som aktivt arbeider med forhold rundt personvern for å forsikre at vi behandler dine personopplysninger på en ansvarlig og sikker måte. Våre personvernspesialister svarer gjerne på et hvert spørsmål du måtte ha, og du kan alltids kontakte oss på privacy@academicwork.no.