Unngå stress - slik styrer du tiden din bedre på jobb

Hvem bestemmer hvordan du bruker tiden din?

Uansett hvor du jobber, er det alltid noen som bestemmer hva du bruker tiden din til, enten det er møter eller arbeidsoppgaver. I de fleste tilfeller er det din nærmeste leder, men det kan også være en prosjektleder eller noen fra samme avdeling som mener du er den rette personen til en bestemt oppgave, eller noen andre som bestemmer hvordan tiden din skal disponeres. Plutselig har du blitt involvert i en endeløs serie av møter og e-post-tråder. Før du sier ja eller begynner på noe, hør med din nærmeste leder først, eller be personen som ønsker din hjelp om å sjekke med leder om dette er en oppgave som trenger at du disponerer din tid til å gjennomføre.

Les også: Jobb smartere, det er enklere enn du tror

Prioriteringer og dårlig prosjektstyring

Noen av de største tidstyvene i arbeidslivet er stadig skiftende prioriteringer og prosjekter som vokser ut av proporsjoner. For å ikke miste oversikten, må man ha kontroll over hva man prioriterer og bruker tiden sin på. Det vil alltid være humper i veien, men disse vil vanligvis kunne håndteres innenfor den eksisterende strukturen i prosjektet, og igjen vil din nærmeste leder være den som har det siste ordet når det gjelder hvordan du bruker tiden din. Om et prosjekt er strukturert riktig, vil det ha klare mål og en tydelig vei for å oppnå dem, noe som fører til en enklere prioritering av oppgaver. Spørsmål du kan stille deg, når du skal prioritere tiden din for hvert prosjekt du jobber med, kan være; hva er målet med prosjektet? Hvordan oppnår jeg målet? Hva får jeg ut av å oppnå målet? Hvis du ikke klarer å svare på spørsmålene raskt og kortfattet, er sjansen stor for at tiden bør brukes på noe annet.

Vær oppmerksom på Parkinsons lov

Parkinsons lov er en lov som, irriterende nok, ofte viser seg å være sann. Den ble først formulert i 1955 av Cyril Northcote Parkinson, historiker og forfatter, som en humoristisk setning i et essay; «Arbeidet ekspanderer til å fylle den tiden som er til disposisjon». Med andre ord, dersom man har sagt at å klippe plenen vil ta to timer, så vil det ta to timer. Parkinson hevdet at når tidsrammen var spikret i tankene til noen, ville arbeidet utvide seg til å fylle den tilgjengelige tiden, spesielt i store organisasjoner der det er mye arbeidskraft. Kjernen i Parkinsons lov er enkel – den beste tiden å gjøre det meste av arbeidet på, er så snart som mulig, og uten distraksjoner. Ved å gjøre dette, kan vi unngå stress, bli mer produktiv og ha mer tid til andre oppgaver.

Les også: 6 bærekraftige tips til en hektisk arbeidshverdag

Ikke gjør for mye av noe

En måte å holde fokuset og energinivået på topp, er å sikre at du aldri gjør for mye av noe, enten det er møter, administrative oppgaver eller planlegging. Å avtale fire møter om fire forskjellige emner rett etter hverandre, eller åtte timer med administrative oppgaver, gjør at man lett blir demotivert og lite produktiv i løpet av dagen. Når du mottar en møteinvitasjon eller en oppgave, se på hva som også skjer ellers den dagen. Har du nok tid til å forberede deg ordentlig? Er det lignende oppgaver rett før eller etterpå som vil kreve mye oppmerksomhet og energi? I så fall kan det være bedre å foreslå en ny tid, når du er mer fokusert.

Ta deg tid til egentid

Mennesker er ikke maskiner. Dagsrytmen er forskjellig fra person til person, og noen er mer produktive på enkelte tidspunkter enn andre. I tillegg må vi spise, hvile og trene for å opprettholde en sunn kropp og et sunt sinn, for å kunne prestere best mulig på flere områder. Legg alle disse tingene inn i kalenderen din, enten du liker å trene på morgenen, ta en spasertur etter lunsj eller rydde innboksen din. Hvis vi ser for oss at vi i gjennomsnitt tilbringer en tredjedel av dagen på jobb, en tredjedel til å sove, og resten til å gjøre andre ting, bør vi finne den balansen som holder oss energiske mens vi er på jobb, samtidig som vi er fornøyde med livet utenfor jobben også.