Time management – Hvordan fungerer det i praksis?
Det er trolig mange av oss som ønsker å få enda mer ut av hver enkelt arbeidsdag og gjøre en god prestasjon på arbeidsplassen. Samtidig trenger vi en god balanse mellom arbeid og fritid for å trives og ha en god helse. Så, hva kan du gjøre for å bli mer effektiv og få mer tid i hverdagen utenom jobben?
Hva er time management?
Time management handler rett og slett om at du skal håndtere tiden din på riktig måte. Det skal gjøre at du klarer å fokusere på det som trengs for at du skal gjøre en god jobb, slik at du klarer å jobbe deg fremover mot målene dine. Dersom du disponerer tiden riktig og gir deg selv tidsmessige forutsetninger, vil du klare å gjennomføre det som skal til for å oppnå det resultatet du ønsker.
Tidstyver som hindrer effektiviteten
En veldig vanlig felle er at du ikke planlegger tiden din – at du ikke starter dagen med å se på hvordan måneden, uken eller dagen din vil se ut. Setter du av rundt femten minutter hver dag og spesifiser hvilke arbeidsoppgaver du må gjennomføre den dagen, har du allerede kommet veldig langt. Om du ikke gjør det, går du i tidsfellen og lar oppgavene styre tiden din. De fleste som jobber på kontor, starter dagen sin med å se igjennom og svare på e-poster. Det er for så vidt en god ting å gjøre, men dersom du lar innboksen stå åpen hele dagen for å kunne svare på innkommende mailer med en gang, da har allerede e-posten fått styre dagens agenda. Du blir styrt av mailen fremfor målene dine. Et tips som kan fungere bra, er å sette av et bestemt tidspunkt for å sjekke e-posten din.
Hvordan håndtere det uforutsette
Det kan være kjipt å ha planlagt kalenderen din i detalj, for så å måtte flytte om på avtaler for å få plass til uforutsette møter og oppgaver. Dersom jobben din medfører mye møtevirksomhet, er det et godt råd å legge inn tomme tidsluker i din kalender. Det er ofte en regel enn et unntak at uforutsette, og kanskje presserende, oppgaver plutselig kan dukke opp. Legger du inn tomme tidsluker i kalenderen får du mer spillerom og flere muligheter til å justere tidspunkter, endre planer og omprioriterer oppgaver. En tommelregel er å planlegge 80 % av tiden og ha 20 % luft i kalenderen.
Les også: Ny på jobben? Slik blir du en eksemplarisk nyansatt
Slik tar du i bruk time management
Først må du se på tidstyvene dine. Sitter du klar til å svare på hver mail etter hvert som de strømmer inn? Sitter du mer på mobilen enn du gjør med oppgaven? Eller står du kanskje litt for lenge ved kaffemaskinen og prater med kollegene dine? Så snart du har bestemt deg for at du ønsker en endring, er det enkleste å teste ulike time management-strategier i en begrenset periode, og deretter vurdere metoden etterpå. Du kan for eksempel prøve å sette av et kvarter til planlegging og velge ut tre høyt prioriterte oppgaver som du skal gjennomføre i løpet av dagen. Du kan også prøve å sette en grense for hvor lang tid du skal bruke på en oppgave. Blir du ikke ferdig innen tiden, blir det enklere å estimere hvor lang tid du kommer til å bruke neste gang. Det kommer trolig til å føles begrensende den første tiden, men hold ut – etter hvert kommer du til å innse at du faktisk får gjort mer på denne måten. Sett også av en bestemt tid for når og hvor lenge du skal ta pause.
Bli bedre på time management!
- Time management handler mye om planlegging og om å vite hvilke ting du skal bruke energi på.
- Sett av et bestemt tidspunkt for å sjekke e-posten din, for eksempel morgen og etter lunsj, eller den siste halvtimen av arbeidsdagen.
- Vær realistisk og gi deg selv de riktige forutsetningene for å lykkes.
- Begynn alltid med den mest tidkrevende og utfordrende oppgaven for dagen. De påfølgende oppgavene vil føles mye lettere etterpå.
- Spør en kollega eller noen andre du kjenner om hvordan de strukturerer tiden sin.
.png?format=webply&quality=20)
