Jobb smartere – det er enklere enn du tror

Fra én til 126 e-poster

Selv om du liker jobben din og opplever ledelsen som støttende, sitter du kanskje igjen med en viss grad av digital stress, problemer med å prioritere oppgaver, og utfordringer med å balansere jobb og fritid. Dette har blitt en del av «den nye normalen» i arbeidslivet i det 21.århundre. Noen ganger håndterer vi disse utfordringene, men de grunnleggende utfordringene forsvinner ikke.

– Alt koker ned til det å ha en strategi for arbeidslivet, sier Mattias Ribbing, en svensk forfatter, foredragsholder og stormester i hukommelse. Han har viet store deler av sitt profesjonelle liv til å optimalisere og hacke måten vi håndterer ny informasjon på.

Ribbing formidler at det har skjedd en revolusjon når det kommer til informasjonen vi blir bedt om å håndtere på jobb, og hvor mange kommunikasjonssituasjoner vi blir bedt om å delta i. Denne revolusjonen kan beskrives med ett ord; digitalisering. Fra et hjerneperspektiv er dette en svært krevende endring. Ribbing foretrekker å holde seg til et enkelt eksempel, som er e-post.

–Vi mottar i gjennomsnitt 126-eposter, ifølge undersøkelser. Samme undersøkelser viser også at det er 70 prosent sjanse for at vi har sett på hver ny e-post i løpet av seks sekunder. Så fragmentert er hjernen vår. Det er så ofte fokuset vårt flyttes fra én ting til en annen. Det som er interessant er å tenke på hvor raskt tempoet har akselerert. For bare 20 år siden, las vi gjerne en e-post med en gang vi fikk den. Slik er det ikke lenger, forklarer han.

Les også: Fem tips til nettverksbygging

Ribbing har ofte sett hvordan mennesker går fra å ikke ha noen strategi i arbeidslivet, til å ha en som gir konkret effekt. Teknikkene bak kan oppleves som trivielle fordi de er enkle, og uttrykket «å jobbe smart» kan lett gi inntrykk av at det er noe komplisert som tar lang tid å lære. Men det er stikk motsatt, ifølge Ribbing. Når du først har prøvd disse teknikkene vil du oppleve stor forskjell, stort sett med en gang. Han oppgir tre teknikker for alle som ønsker å jobbe smartere.

Stopp multitasking – det fungerer ikke

Det første du må vite for å begynne å jobbe smartere, er at multitasking, å gjøre flere ting på en gang, er en myte.

–Vi vet fra atferdsvitenskapen at det folk gjør når de tror de multitasker, er noe helt annet. I stedet for å gjøre flere ting på en gang, flytter de fokuset fra en ting til en annen, frem og tilbake. I en studie fra forskere ved Harvard, delte de forsøkspersoner inn i grupper basert på hvor godt de syntes de var i stand til å utføre oppgaver knyttet til multitasking, som for eksempel å vurdere relevans i et komplekst materiale. Det viste seg at multitaskerne scoret lavest på disse områdene blant alle gruppene, fordi de byttet mellom oppgavene. Fokuset går rett og slett tapt ved distraksjon mellom ulike prioriteringer, forklarer Ribbing.

Slik bryter du mønsteret

Et godt verktøy for å slutte med multitasking, er å bruke en punktliste, med bare ett punkt. Hva er det aller viktigste du må gjøre? Skriv det ned på en post-it eller i notater på mobilen. Når du vender tilbake fra en mindre oppgave som har distrahert deg, vet hjernen din umiddelbart hva du skal sette i gang med. Det ene punktet er en måte å trene hjernen på å finne fokus.

Prøv Pomodoro-teknikken

Pomodoro-teknikken ble utviklet sent på 80-tallet, og Ribbing sverger selv til teknikken når det kommer til store og standardiserte oppgaver.

–Når jeg skriver en ny bok, følger jeg alltid dette prinsippet. Du kan gjennomføre teknikken på følgende måte; sett mobilen i flymodus, start et tidsur på 25 minutter og jobb med en oppgave frem til alarmen ringer. Når den gjør det, så stopper du helt opp, selv om du skulle stoppe midt i arbeidet eller hvis du ikke blir ferdig med den siste setningen. Ta deretter en pause i fem minutter, beveg på deg og ikke tenk på oppgaven gjennom hele pausen. Når du starter på nytt etter pausen, vil du se at fokuset ditt vil være tilbake til akkurat der du sluttet, forklarer Ribbing.

Teknologibruk basert på langsiktig mål

Når det kommer til ny teknologi, har vi en tendens til å holde oss til standardiserte innstillinger og produsentenes oppfatning om hvordan du bruker verktøyet. Ribbing mener vi kan tilpasse teknologien til våre individuelle behov, som er et viktig aspekt ved å jobbe smartere.

–Jeg er en stor forkjemper for dedikerte enheter, som vil si at man har en plan for når, hvor og hvordan man bruker et bestemt verktøy. Er PC-en alltid det beste verktøyet å jobbe med? Nei, det er gunstig for enklere oppgaver når du jobber på distanse. Er det en god idé å bruke samme telefon til jobb og privat, og høre jobb-e-posten plinge når du prøver å lade opp og tilbringe tid med familien, eller nyter fritiden? Sannsynligvis ikke. Utviklingen innen teknologi de siste tiårene har gått i motsatt retning! Vi konsentrerer alle aspekter ved livet til noen få tekniske enheter, som mobiltelefonen. Det er et stort problem, sier han, og holder frem med at som med alt annet, må vi lære hvordan vi skal regulere forholdet vårt til informasjon.

Les også: Få kontroll på økonomien

Viktigste er å komme i gang

Dette er tre teknikker for alle som ønsker å jobbe smartere og spare mer energi. Det viktigste, sier Ribbing, er å komme i gang og prøve de.

–Det største hinderet er ofte skepsis. Når du først har prøvd disse teknikkene, vil du oppleve stor forskjell, stort sett med en gang. Stopp multitasking, styr tiden på en måte som passer hjernen din, og revurder teknologibruken din. Dette er ting du kan ta tak i med en gang, sier han.