Avstandsledelse og hvordan det blir en suksess
Måten vi bruker digitale kommunikasjonsplattformer i arbeidslivet i dag stiller andre krav til ledelse, og behovet for avstandsledelse blir stadig vanligere. Derfor er gjennomføringen av ledelse og kommunikasjon avgjørende faktorer for å lykkes i å lede andre når avstanden spiller inn. Her er våre tips til hvordan du som arbeidsgiver kan lede på avstand ved bruk av digitale løsninger.
Planlegg møtene
Jobbhverdagen til mange er preget av møter og annen informasjonsdeling gjennom å diskutere ulike perspektiver, samt fatte beslutninger sammen. Planleggingen av møter og tilretteleggelse av informasjonsdeling vil ved ikke-fysiske interaksjoner ville ha en annen form og utspille seg annerledes enn ved fysiske møter. Det å legge en møteplan er kanskje enda viktigere i digitale møter. Skype og lignede programmer fungerer godt om det på forhånd klargjøres faste møtetidspunkter, møtets agenda og tilrettelegges for spørsmål og innspill. Å starte arbeidsdagen med en «check-in» og avslutte dagen med en «check-out» er en måte å skape struktur og avklare situasjonen. Slik tydeliggjør en leder hva som er forventet av den enkelte og møtedeltagerne kan lettere stille spørsmål, som videre kan avklare arbeidsoppgaver slik at produktiviteten øker. En klar møtestruktur og en tydelig møteleder er avgjørende for å få best utbytte av digitale møter. Ledelse handler om å skape resultater gjennom andre, og med en tydelig struktur, agenda og retning for møtet, vil målene lettere oppnås.
Den gylne middelvei
Samtidig som de digitale kommunikasjonsplattformene har gitt oss nye muligheter og innovative løsninger som mange benytter seg av, vil disse aldri kunne erstatte ansikt-til-ansikt kommunikasjon. Mellommenneskelige relasjoner og det sosiale aspektet ved arbeidsplassen er en faktor som ikke bør glemmes ved avstandsledelse. Som en leder er det nødvendig å skille mellom privat og profesjonell, men samtidig er det viktig å ivareta den uformelle dialogen. En leders rolle blir fortsatt å støtte, motivere og veilede, men det å kunne ha en uformell samtale og åpen dialog vil kunne øke tilliten og respekten mellom partene. Ofte kjennetegnes den gylne middelveien mellom profesjonell og privat av tett veiledning. Når den fysiske tolkningsrammen uteblir, vil et tydelig språk og innramming av informasjonen få en viktigere rolle for teamet eller enkeltpersonenes fortolking. Som en leder vil det å ha gjennomtenkte utforminger av budskap og innrammingen være med på å lette medlemmenes tolkning og redusere misforståelser. Alle individer tolker ulikt, og gjennom digital kommunikasjon vil kommunikasjon- og tolkningsutfordringer kunne forsterkes.
Tre tips:
1. Planlegg møtene godt – Ha en tydelig agenda, møteleder og struktur.
2. Vær tydelig i budskapet og innrammingen av informasjonen – Slik unngår en unødvendige misforståelser
3. Ikke glem relasjonene – En arbeidsplass er også et sosialsystem basert på kultur og menneskelige relasjoner. Det å ta vare på relasjonene, vil styrke tillitten og respekten for hverandre.
